KPI & PDCA meetbare resultaten

juni 18th, 2012 Posted in Algemeen
  • KPI & PDCA meetbare resultaten, uw organisatie steeds beter

Daarom werkt Safety Analyse graag met meetbare resultaten.

 

continu, verbeteren, kwaliteit, iso

  • KPI & PDCA

 

  • PDCA

Door het toepassen van PDCA (Plan Do Check Action) cyclus bent u samen met Safety Analyse in staat om continu te verbeteren. Uit onderzoek is naar voren gekomen dat niet alleen door het bedrijfsbreed toepassen van de Plan Do Check Action uit de PDCA cyclus winstmarges kunnen verbeteren, ook verminderen werkvoorraden drastisch en kan de klanttevredenheid toenemen. Specifiek onderzoek laat zien dat de bekende PDCA cyclus een zeer kritieke factor vormt om betere resultaten te realiseren.   Hoewel de PDCA cyclus eenvoudig oogt, komt bij de implementatie van de PDCA cyclus in de praktijk veel kijken.

 Plan Do Check Action = continu verbeteren De implementatie van de PDCA cyclusUit het onderzoek kom duidelijk naar voren dat betere bedrijfsresultaten vooral te danken zijn aan:

  1. Bepaal de normen en targets, evalueer deze regelmatig en stel ze bij (Plan)
  2. Gebruik stuurinformatie voor analyse en actie (Action)
  3. Gebruik stuurinformatie om te verbeteren en te innoveren (Do)
  4. Praat over cijfers en spreek elkaar aan op negatieve en positieve prestaties (Check)

Uiteindelijk zijn bij deze factoren een zekere disipline, analytische bedrijfscultuur en sociale gedragscompetenties van met name de leidinggevenden van doorslaggevend belang.   De cyclus op elke KPI De PDCA cyclus bestaat uit vierstappen Plan Do Check Action en zou op elke Kritieke Prestatie Indicator van toepassing moeten zijn. Uit onderzoek blijkt overigens dat niet de KPI’s zelf, hoe hoog van kwaliteit deze ook mag zijn, zorgt voor succes en een betere performance. De bepalende factoren voor succes blijken hoe we in de cirkel van de PDCA cyclus omgaan met de KPI’s en stuurinformatie in relatie tot de bedrijfsdoelen en de strategie, of we de informatie daadwerkelijk gebruiken, met welk doel en of we met elkaar praten over de score op de indicatoren.  

 

  • KPI

Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s) Als de kritieke succesfactoren voor excellente prestaties benoemd zijn, zullen hierbij ook Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s) vastgesteld moeten gaan worden. Een echte KPI bedenken is echter niet heel gemakkelijk. Het gaat immers om het zichtbaar maken van de (toekomstige) prestaties van de meest kritieke processen om de strategische doelstellingen op het geformuleerde beleid te kunnen behalen. Dergelijk kritieke processen hebben in eerste instantie weinig te maken met outputvariabelen zoals aantal nieuwe klanten en ook niet met de uitputting van begroting, hoe belangrijk dan ook. Een KPI is zo kritiek dat het groot effect kan hebben op de totale prestatie van de organisatie of organisatieonderdeel.   KPI’s vormen een krachtig management toolKPI’s vormen een mooi management tool omdat van deze KPI’s een sterke werking uitgaat op meerdere resultaatgebieden. Andere kenmerken van echte KPI’s zijn:

  • Zij worden  SMART geformuleerd (Specifiek, Meetbaar, Attractief, Realistisch, Tijdgebonden)
  • Ze zijn in eerste instantie niet financieel
  • Zij zijn continu meetbaar (direct, dagelijks)
  • Ze zijn  herkenbaar voor de medewerkers, maar worden vastgesteld door de directie
  • Acties worden ondernomen wanneer doelstellingen niet bereikt worden
  • Personen of team dragen verantwoordelijkheid voor de resultaten

Veel zaken die nu worden gemeten kunnen dan naar de achtergrond verdwijnen en mogelijk zelfs vervallen. Het management kan voornamelijk monitoren op echte KPI’s, vandaar dat het een zeer krachtige  management tool is. KPI’s verstekken belangrijke informatie aan de organisatie. Met deze informatie kan de ontwikkeling van de onderneming als geheel gevolgd worden, in vergelijking met het verleden en in vergelijking met de concurrentie. Daarnaast is het een handig instrument om voorspellingen mee te doen, door de resultaten te extrapoleren.Deze indicatoren maken activiteiten meetbaar en geven veranderingen aan. Hierdoor krijgen we inzicht in de oorzaak van die veranderingen, waardoor het mogelijk is om tijdig bij te sturen. Ook is het mogelijk om realtime informatie te genereren uit uiteenlopende gegevensbronnen.  Verder is een belangrijk voordeel van het gebruik van de KPI’s dat de strategie op de lange termijn relatief eenvoudig vertaald kan worden naar prestaties op korte termijn. Als de strategie is om de grootste speler in de industrie te worden, dan kan men als KPI proberen de snelste groeier te willen zijn van de bedrijfstak.

 

Randvoorwaarden voor het implementeren en monitoren van KPI’s:

  • Directe relatie tussen KPI’s en de visie, missie en kerncompetenties (values) van een organisatie;
  • Maak KPI’s op basis van criteria die van wezenlijk belang zijn voor de organisatie inclusief welke waarde daaraan moet worden toegekend;
  • Probeer alle bedrijfsonderdelen en stakeholders te betrekken bij het ontwikkelen van KPI’s;
  • Het belangrijkste aspect van een KPI is dat het ontwerp van de KPI’s de (meet)waarde bepaalt;
  • Duidelijkheid voor alle stakeholders is essentieel;
  • De meeting moet een de ontwikkeling aangeven (negatief of positief);
  • Eenduidige en heldere rapportage en communicatie van de metrics;
  • Informatiebehoefte is organisatieafhankelijk;
  • Duidelijke koppeling tussen opgestelde KPI’s en de organisatiedoelen;
  • Inzicht in eigen bedrijfsprocessen (Flowcharts);
  • Zorg voor goede verhouding van het aantal KPI’s. Voorkom micromanagement en focus op de juiste onderwerpen;
  • Invoering van Performance Management vraagt om een andere manier van leiding geven. Managers moeten willen en kunnen sturen op de verkregen inzichten;
  • Zorg voor goede invulling van de randvoorwaarden (beloningen, verantwoordelijkheden);
  • Goede communicatie over de invoering van performance management, de verwachtingen en hoe medewerkers een bijdrage kunnen leveren. Voorkom dat medewerkers performance management als een bedreiging zien en weerstand als mogelijk gevolg;
  • Performance Management moet flexibel opgezet worden. Onvermijdelijke organisatie veranderingen en aanpassingen in organisatiedoelen moeten gemakkelijk verwerkt kunnen worden.

KPI’s in verschillende bedrijfstakken KPI’s variëren tussen bedrijven en industrieën, afhankelijk van hun prioriteiten en hun strategie. Een voedingsmiddelen concern zal heel andere KPI’s hanteren dan een softwarebedrijf of een bibliotheek. Over het algemeen worden de prestatie- indicatoren is de jaarverslagen van de onderneming uitgelegd.

Voorbeelden:

Inkoopafdeling

  • – gerealiseerde besparingen

  • – aantal leveranciers (per productgroep)

  • – aantal leveranciers dat 1 artikel levert

  • – leverbetrouwbaarheid (% te laat geleverde orders, % orders waarvan teveel / te weinig werd geleverd)

  • – de gemiddelde ordergrootte per leverancier

  • – gemiddelde administratieve doorlooptijd Inkoopdocumenten

  • – % afkeur leveranties i.v.m. kwaliteitsgebreken

  • – % facturen te behandelen doorInkoop a.g.v. verschillen tussen order/leveringsbon

Installatiebedrijf

  • – mate waarin afspraken met de klant worden nagekomen

  • – snelheid van uitvoering van het werk

  • – bereikbaarheid (tel./fax)

  • – inlevingsvermogen in de wensen van de klant

  • – bekwaamheid van de monteurs

  • – aantal en type klachten

  • – kosten/kwaliteitsverhouding volgens de klant

  • – tevredenheid (over-all) van de klant

Productiebedrijf

  • – % afkeur van leveranties

  • – % off-spec

  • – aantal/aard klachten

  • – leveringsbetrouwbaarheid

  • – kwaliteitskosten

  • – omschakeltijd

  • – storingen

  • – stilstandstijd

  • – bezettingsgraad

Bank

  • – doorlooptijd kredietaanvraag

  • – doorlooptijd rekeningafschrift

  • – deskundigheid baliemedewerkers

  • – hulpvaardigheid baliemedewerkers

  • – wachttijd balie

  • – bruikbaarheid adviezen krediet-afdeling

 

Verzekeringsbedrijf

  • – het aantal klachten

  • – de bereikbaarheid van de afdeling Verkoop

  • – de doorlooptijd van de afhandeling van een declaratie

  • – het percentage klachten-telefoontjes

  • – het steekproeffoutenpercentage bij kennisgeving van uitkering

  • – het percentage fouten in de persoonlijke gegevens van relaties

  • – het percentage uitbetalingen van schadegevallen binnen een termijn van vijf dagen

Personeelsafdeling

  • – verloop

  • – ziekteverzuim in cijfers

  • – doorlooptijd wervings- en selectieprocedure

  • – ondersteuning lijnmanagement

    • – meedenken

    • – deskundigheid

Onderzoeksbureau

– Kwaliteit van de onderzoeksrapporten

  • – inhoud conform afspraak

  • – bruikbaarheid

  • – tijdigheid

  • – toegankelijkheid

  • – voorlichting

Marketingafdeling

  • – de bijdrage aan het bedrijfsresultaat van nieuwe producten(volume maal marge)

  • – service-indicatoren

    • – deskundigheidsniveau

    • – tempo/reactiesnelheid

    • – informatie

    • – communicatie

    • – productpromotie

Detailhandel

  • – rijvorming bij de kassa (kassa-rapportages)

  • – klachten (codelijst: 1 type; 2 verantwoordelijkheid van)

  • – aantallen nee-verkopen

  • – omzet per afdeling/artikelgroep

  • – oordeel klanten (meer systematisch)

Tenslotte: U kunt niet beheersen als u niet meet

 

Ron Haandrikman

 

Veiligheid in het algemeen en arbeidsveiligheid in het bijzonder zijn moeilijk te definiëren begrippen. Wat de één als onveilig ervaart, is voor de ander niet aan de orde. Het ideaalbeeld van veiligheid kan voor een ieder verschillend zijn. Evenals de mate waarin men risico’s durft te nemen. Met betrekking tot arbeidsveiligheid is de boodschap van Safety Analyse helder: het voorkomen van ongevallen. Onze visie: de wijze waarop bedrijven en hun medewerkers met veiligheid omgaan, moet beter en kan beter. Veiligheid is daarom een belangrijke factor als men spreekt over een goede werkomgeving. Uit onderzoeken over de afgelopen jaren komt structureel naar voren dat zeker 80% van de ongevallen op de werkplaats en werkvloer wordt veroorzaakt door menselijk falen en fouten in veiligheidsbeheerssystemen. De resterende 20% is een gevolg van onveilige situaties die ook veroorzaakt kunnen zijn door menselijke fouten. Bij arbeidsveiligheid gaat het dan ook om alle bedrijfsmatige activiteiten die risico’s met zich meebrengen voor letsel aan personen of schade aan voorwerpen. Hierin spelen enerzijds de continuïteit van de organisatie en haar processen, en anderzijds de vitaliteit, gezondheid en inzetbaarheid van de medewerkers een rol. Bij onveilige situaties kunnen ongevallen ontstaan die vaak resulteren in diep menselijk leed en hoge kosten. Safety Analyse pleit er daarom altijd voor om goede managementsystemen en procedures op te stellen die leiden tot een gedegen veiligheidsbeleid, gedragen door de gehele organisatie.

Reacties niet toegestaan