HKZ, ISO 9001 en ISO voor de zorg

juni 1st, 2012 Posted in Algemeen

kwaliteit, veiligheid, certificering

HKZ, ISO 9001 en ISO voor de zorg, in de praktijk kunnen organisaties kiezen tussen HKZ en ISO 9001of “ISO voor de zorg”. Wat is de juiste keus?

Inleiding

Een groot aantal organisaties in de zorg zijn de afgelopen jaren bezig geweest met het implementeren van kwaliteitsmanagement systemen en het certificeren.  De vraag is of de kwaliteit gewaarborgd kan worden door het kwaliteitsmanagement systemen en het certificeren. Dit werd  min of meer opgedwongen door onder andere verzekeraars om de kwaliteit te kunnen waarborgen. Een managementsysteem dat niet gebruikt wordt in de organisatie, dat niet helpt bij het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden en dat niet gericht is op het realiseren van “kwaliteit”, is geen goed systeem. Sinds 1 januari 2010 is een organisatie vrij om te kiezen welke kwaliteitsnormen als hulpmiddel wordt gebruikt voor het inrichten van het managementsysteem en het laten certificeren daarvan. In de praktijk komt het erop neer dat organisaties kunnen kiezen tussen HKZ en ISO 9001of “ISO voor de zorg”. Nu het concept versie van de langverwachte internationale norm voor zorgorganisaties verschenen is, “ISO voor de Zorg”, ontstaan er nieuwe keuze mogelijkheden. Steeds meer organisaties staan momenteel of binnenkort voor een belangrijke vraagstelling. Kiezen we daarbij voor HKZ of ISO of “ISO voor de zorg”.

HKZ certificatieschema’s

Voor bijna alle sectoren in de zorg en welzijn zijn HKZ schema’s beschikbaar. De schema’s zijn erg uitgebreid en niet altijd gebruiksvriendelijk. Het  HKZ schema bestaat uit :

  1. Intake
  2. Uitvoering
  3. Evaluatie
  4. Beleid en organisatie
  5. Medewerkers
  6. Onderzoek en ontwikkeling
  7. Fysieke omgeving en materiaal
  8. Diensten door derden
  9. Documenten

Documentatie( protocollen) en regelingen zijn uitvoerig beschreven echter een juiste procesbeschrijving is vaak niet terug te vinden. Hierdoor is het kwaliteitsmanagement verloren gegaan namelijk het inrichten van het managementsysteem op basis van klantverwachtingen, kritische processen en geïnventariseerde risico’s.    

Procesgerichte Schema’s

De schema’s worden door middel van KPI’s (Kritische Performance Indicatoren) gemeten zoals het inventariseren van de risico’s, analyseren en verbeteren is het aantal onderwerpen aanzienlijk verminderd. Het feit blijft echter dat het beleid en organisatie uitvoerig en gedetailleerd beschreven staat.

Conclusie nieuwe HKZ schema’s

Een duidelijke vertaling van de normeisen voor de reguliere werkzaamheden ü  Eenduidige landelijke kwaliteitsindicatoren ü  Meer aandacht voor de cliënt en de cliëntveiligheid ü   PDCA-cyclus is beter uitvoerbaar ü  Nieuwe schema is gebruiksvriendelijker

  • Het managementsysteem wordt niet door de hele organisatie eigen gemaakt door bureaucratisering
  • Medewerkers kunnen het ervaren als een “moet je” van HKZ
  • Het balans vinden tussen een goede borging en protocollen van een goed managementsysteem zodat de cliëntwensen en de betrokkenheid van de medewerkers geborgd blijft
  • De betrokkenheid van de medewerkers kan afnemen omdat alle aspecten duidelijk beschreven zijn en hierdoor innovatie kan afnemen

ISO 9001  

De ISO 9001 normen zijn oorspronkelijk ontwikkeld voor het bedrijfsleven. Het bedrijfsleven had behoefte aan het zodanig beheersen van de bedrijfsprocessen dat het eindproduct exact aansluit bij wat de klant heeft gevraagd. Vanaf 1988 is de ISO 9001 norm diverse keren aangepast en vereenvoudigd. De ISO 9001:2008 is de meest recente versie.   Het ISO 9001 schema bestaat uit:

  1. Klantgerichtheid
  2. Leiderschap
  3. Betrokkenheid van medewerkers
  4. Procesbenadering
  5. Systeembenadering van het management
  6. Continue verbetering
  7. Besluitvorming op basis van feiten
  8. Win-win relaties met leveranciers

ISO 9001, versie 2008, richt zich volledig op de werking van het managementsysteem en niet op het schrijven van procedures. Het gaat er om dat de kwaliteit van de organisatie beheerst is en er is volledige vrijheid omtrent de manier waarop deze beheersing bereikt wordt.     ISO 9001:2008 vereist slechts de volgende documenten/procedures:

  1. Beschrijving van het toepassingsgebied van het kwaliteitssysteem (over welke dienstverlening gaat het kwaliteitssysteem) en beschrijving van welke normelementen niet van toepassing zijn en daarom uitgesloten worden.
  2. Beschrijving van het (kwaliteits)beleid.
  3. Het benoemen van de meetbare (kwaliteits)doelstellingen.
  4. Benoemen van de processen die vastgelegd zijn en een beschrijving van de interactie tussen die processen.
  5. Zes verplichte procedures om het kwaliteitssysteem goed in te richten, de werking vaste te stellen en te verbeteren.
  6. Registraties waarmee de organisatie kan aantonen/zichtbaar maken dat de kwaliteit goed beheerst is.

Hiermee ligt de nadruk dus veel meer op het besturen en beheersen van de activiteiten en de organisatie en het continue verbeteren dan het onnodig vastleggen van procedures en protocollen.

ISO voor de zorg

De gedachte bij de ISO voor de zorg-norm is dat de essentie de ISO 9001-normen  weliswaar voor iedere organisatie toepasbaar zijn, maar dat de tekst van de ISO 9001 moeilijk herkenbaar en toepasbaar is voor mensen uit de zorg en welzijn . In feite dezelfde gedachte die jaren geleden leidde tot de totstandkoming van de HKZ-certificatieschema’s. Het grote verschil tussen ISO voor de zorg en HKZ is echter tweeledig:

  1. Er komen geen aparte schema’s voor de verschillende sectoren, dus blijft bij één sector onafhankelijke ISO voor de zorg-norm. Dit sluit goed aan bij de organisaties die als gevolg van fusies en samenwerkingsafspraken steeds meer verschillende diensten aanbieden. In de HKZ vielen die diensten vaak onder verschillende schema’s. Denk bijvoorbeeld aan de instellingen die cliënten begeleiden met een verstandelijke beperkingen, maar ook cliënten begeleiden met een psychische stoornis. Die vallen nu onder het GZ-schema en het GGZ-schema, met als gevolg dubbele audits, extra kosten.
  2. ISO voor de zorg kent veel meer vrijheidsgraden dan HKZ en kan daardoor veel beter aansluiten bij wat echt nodig is voor de instelling, gezien haar ontwikkelingsfase, complexiteit en klantenpopulatie.

ISO voor de zorg heeft straks de volgende kernpunten:

  1. Kwaliteitsmanagement systeem
  2. Directie-/ managementverantwoordelijkheid
  3. Resourcemanagement, waaronder personeelsmanagement en beheer van fysieke materialen en omgeving gaan vallen
  4. Het primaire zorgproces
  5. Meten, analyseren en verbeteren

De eisen die in de HKZ gesteld worden bijvoorbeeld zorgplannen en zorgdossiers staan niet beschreven in de “ISO voor de zorg”. De instelling kan zelf haar eisen bepalen echter wel conformerend aan wet- en regelgeving. Hierdoor krijgt de instelling de ruimte om de vakmanschap van de medewerkers (maatwerk).

Conclusie ISO 9001 / ISO voor de zorg

De ISO normen gaan uit van de principes van kwaliteit en kwaliteitsmanagement en niet van (gedocumenteerde) regelgeving. Dit geeft een instelling veel meer ruimte bij het kiezen van de wijze en de maten van beheersing en het documenteren. ü  De ISO normen stimuleren het management (leiderschap) en medewerkers om eigen verantwoordelijkheid te nemen als het gaat om het managen van het eigen werk. ü  Het werken met één norm vergemakkelijkt het werk van de kwaliteitsmanager. Er zijn geen verschillende audits meer nodig op basis van verschillende HKZ-schema’s voor die organisaties die nu onder de werking van meerdere HKZ-schema’s vallen. ü  De kosten van ISO certificatie zijn lager omdat er geen sprake is van afdracht aan de HKZ organisatie.

  • Het ontbreken van een nadrukkelijke focus op zorg maakt het vertalen van de normeisen naar het dagelijks handelen, relatief lastiger. Er wordt meer creativiteit en organisatie-inzicht verwacht van degenen die werken met de normteksten. Het ontwikkelen van een managementsysteem op basis van ISO vraagt derhalve een deskundige kwaliteitsmanager die in staat is om samen met het management en de medewerkers de essentie van de ISO normen te vertalen naar de organisatieprocessen. Doordat er echter veel meer maatwerk mogelijk is, is de betrokkenheid wel veel groter dan bij HKZ.

Feiten

  • Zorgverzekeraars hebben hun eis voor HKZ-certificatie laten vervallen. Nu is de weg vrij voor een nieuw kwaliteitsmanagement systeem welke periodiek in/extern getoetst moet worden door een onafhankelijke instelling.
  • ISO 9001 en “ISO voor de zorg” zijn alternatieven voor HKZ als het gaat om kwaliteitsmanagement systemen en de certificering daarvan. De ISO norm is gebaseerd op het meedenken van alle disciplines en gaat uit van principes in plaats van regels voor het aanpassen en veranderingen in de organisatie.
  • HKZ heeft als voordeel dat gedetailleerde en onderbouwd omschreven is voor specifieke zorginstelling (tandarts, verzorgingstehuis, fysiotherapeut). Hierdoor krijgen medewerkers snel de indruk dat het een “moet je” is van HKZ.
  • De nieuw HKZ-normen schenken meer aandacht aan procesmanagement maar minder op onderwerpen. Hierdoor is het risico dat er meer documentatie, controle, regelgeving en minder vrijheden zijn.
  • De ISO-normen daarentegen geven de mogelijkheid om zelf te bepalen op welke wijze en in welke mate processen en onderwerpen moeten worden beheerst en beschreven.
  • Het management systeem dat is gebaseerd op ISO, stelt de cliënt centraal. Het op ISO gebaseerde managementsysteem stimuleert een doordacht procesmanagement, maakt meer gebruik van het vakmanschap en de professionaliteit van medewerkers en management en neigt veel minder tot bureaucratisering dan HKZ doet. Hierdoor zal het management systeem meer en sneller geïntegreerd raken in de organisatie. De medewerkers en het management zijn meer betrokken bij het proces en het wordt als een praktisch hulpmiddel gezien, hierdoor zal de kwaliteit toenemen.
  • Op het opnieuw inrichten van het ISO managementsysteem moet het kwaliteitsmanagement en organisatiekunde praktisch en pragmatisch bekeken worden zodat de documentatie in praktijk gemakkelijk geïnterpreteerd wordt.

Tineke Haandrikman (veiligheidskundige)

Referenties: HKZ.nl ISO voor de zorg.nl Naar aanleiding van bovengenoemde kunt u altijd vrijblijvend contact opnemen met Safety Analyse. Dit kan altijd telefonisch 0591 555985 maar ook per e-mail info@safetyanalyse.nl Veiligheid in het algemeen en arbeidsveiligheid in het bijzonder zijn moeilijk te definiëren begrippen. Wat de één als onveilig ervaart, is voor de ander niet aan de orde. Het ideaalbeeld van veiligheid kan voor een ieder verschillend zijn. Evenals de mate waarin men risico’s durft te nemen. Met betrekking tot arbeidsveiligheid is de boodschap van Safety Analyse helder: het voorkomen van ongevallen. Onze visie: de wijze waarop bedrijven en hun medewerkers met veiligheid omgaan, moet beter en kan beter. Veiligheid is daarom een belangrijke factor als men spreekt over een goede werkomgeving. Uit onderzoeken over de afgelopen jaren komt structureel naar voren dat zeker 80% van de ongevallen op de werkplaats en werkvloer wordt veroorzaakt door menselijk falen en fouten in veiligheidsbeheerssystemen. De resterende 20% is een gevolg van onveilige situaties die ook veroorzaakt kunnen zijn door menselijke fouten. Bij arbeidsveiligheid gaat het dan ook om alle bedrijfsmatige activiteiten die risico’s met zich meebrengen voor letsel aan personen of schade aan voorwerpen. Hierin spelen enerzijds de continuïteit van de organisatie en haar processen, en anderzijds de vitaliteit, gezondheid en inzetbaarheid van de medewerkers een rol. Bij onveilige situaties kunnen ongevallen ontstaan die vaak resulteren in diep menselijk leed en hoge kosten. Safety Analyse pleit er daarom altijd voor om goede managementsystemen en procedures op te stellen die leiden tot een gedegen veiligheidsbeleid, gedragen door de gehele organisatie. www.safetyanalyse.nl www.safetyanalyse.nl/blog/

 

Reacties niet toegestaan